In kleineren Unternehmen übernimmt die Buchhaltung die Aufgaben des gesamten Rechnungswesen wohingehen größere Unternehmen verschiedene Verantwortlicihkeiten in mehrere Abteilungen wie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung verlagern.
Einige Abläufe stellen viele Unternehmen gleichermaßen vor Herausforderungen, andere wiederum sind branchenspezifischen Besonderheiten geschuldet. Nachfolgend schildern wir Ihnen Beispiele für Abläufe, die jedes Unternehmen kennt wofür Sie aber Softwarelösungen gut einsetzen und Prozesse automatisieren können.
Eingangsrechnungsworkflow
Purchase2pay-Prozess
Der Einkauf von Dienstleistungen oder Waren und die Bearbeitung der Eingangsrechnung vom Eintreffen bis zur Zahlung heißt auch Purchase-to-Pay Prozess. Dieser Prozess kann unterschiedlich viel Zeit beanspruchen. Mitarbeiter gleichen die Rechnung ggf. mit einer Bestellung ab und bestätigen die korrekte Erbringung der Dienstleistung oder Warenlieferung. Kostenverantworltiche geben die Rechnung zur Zahlung frei. Die Buchhaltung benötigt Informationen zu Kostenstellen oder Projekten oder muss Rechnungen neu anfordern, die auf dem Weg „verschwinden“. Die Rechnungen durchwandern als Papierdokument das Unternehmen oder gelangen per E-Mail an zuständige Mitarbeiter. Der P2P- Workflow nimmt häufig viel Zeit in Anspruch, wird jeodch in vielen Unternehmen inzwischen schon auf digitalem Weg bearbeitet.
Fakturierung und Mahnwesen
Ein vernachlässigtes Forderungsmanagement ist ein häufiger Grund für Insolvenzen. Die zeitnahe Rechnungsstellung nach Leistungserbringung und das Nachhalten der Forderungen sind wesentliche Bestandteile der Liquiditätssicherung. Ein guter Prozess und ein geeignetes Programm unterstützen diesen wesentlichen Teil des Rechnungswesens, denn damit können Sie beispielsweise aus einem Angebot eine Rechnung erzeugen oder aus der Zeiterfassung die Rechnungsstellung generieren. Einige Branchen benötigen wiederkehrende Rechnungen, die auf Knopfdruck automatisiert versendet werden können. Für die Zeiterfassung und Rechnungsstellung gibt es eine große Auswahl an qualitativ guter Software. Sie können dann entscheiden, ob Sie eine „Insellösung“ befvorzugen oder ein ERP-Programm die bessere Wahl für Sie ist.
Controlling
Viele Unternehmen messen den Unternehmenserfolg mithilfe von Dimensioswerten wie Kostenstellen und/oder Projekten was wiederum den P2P-Prozess verzögert. Kostenstellenverantwortliche wünschen im Nachhinein Umbuchen und verursachen Mehrarbeit und unnötige Buchungen. Mit der Software Scopevisio können Sie beispielsweise alle „Dimensionswerte“ auch nach der Buchung eingeben oder ändern was zu viel Zeitersparnis und weniger Fehlern führt.