Microsoft Dynamics
ERP mit Microsoft Dynamics – Chancen nutzen, Risiken vermeiden
Microsoft Dynamics 365 bietet eine hohe Flexibilität: Viele Einstellungen lassen sich individuell anpassen, Geschäftsprozesse können passgenau gestaltet werden – und auch preislich ist Dynamics besonders für kleinere und mittelständische Unternehmen attraktiv.
Doch mit dieser Flexibilität kommt auch Komplexität.
Schnell getroffene Entscheidungen beim System-Setup können langfristig zu unnötigen Einschränkungen führen – sei es durch ineffiziente Prozesse oder verpasste Optimierungspotenziale. Für viele Anwender – vor allem wenn sie aus der DATEV-Welt kommen – ist Dynamics zunächst ungewohnt.
Fehlermeldungen, technische Stolpersteine und eine steile Lernkurve sind keine Seltenheit.
Ein gut geplantes Go-Live spart hier enorm Zeit, Nerven – und Kosten.
Denn: Die Herausforderungen bei der Einführung eines ERP-Systems werden häufig unterschätzt.
Unrealistische Zeitpläne, mangelnde Ressourcen und fehlendes Projektmanagement führen dazu, dass viele Migrationen ins Stocken geraten oder sich um Monate verzögern – oft bei massivem Budgetüberschuss.
Ein solides Setup von Anfang an und ausreichend Einarbeitung rechnen sich langfristig mehr, als später einen „Flickenteppich“ ausbessern zu müssen.
Purchase-to-Pay: Der digitale Eingangsrechnungsprozess
Der Einkauf von Waren oder Dienstleistungen und die anschließende Bearbeitung der Eingangsrechnung – auch Purchase-to-Pay (P2P) genannt – kann in Unternehmen sehr unterschiedlich organisiert sein:
- Rechnungen werden mit Bestellungen abgeglichen
- Dienstleistungen oder Lieferungen müssen durch Mitarbeitende bestätigt werden
- Kostenverantwortliche geben die Rechnung zur Zahlung frei
- Die Buchhaltung benötigt ergänzende Informationen (z. B. Kostenstellen, Projekte) oder muss fehlende Dokumente nachfordern
Oft verlaufen diese Prozesse noch papierbasiert oder per E-Mail – mit langen Durchlaufzeiten und fehlender Transparenz.
Digitale P2P-Workflows ermöglichen eine deutliche Beschleunigung: Rechnungen gelangen direkt an die zuständigen Stellen, Freigaben erfolgen digital, und Informationen für die Buchhaltung sind sofort verfügbar.
Forderungsmanagement und Mahnwesen – Liquidität sichern
Ein vernachlässigtes Forderungsmanagement zählt zu den häufigsten Gründen für Liquiditätsprobleme – bis hin zur Insolvenz.
- Rechnungen sollten zeitnah nach Leistungserbringung erstellt werden
- Offene Forderungen müssen regelmäßig überwacht und aktiv nachverfolgt werden
- Mahnungen sollten automatisiert und termingerecht erfolgen
Moderne Softwarelösungen unterstützen Sie dabei, z. B. durch:
- Rechnungsstellung direkt aus Angeboten oder Zeiterfassung
- Wiederkehrende Rechnungen, die automatisiert versendet werden
- Übersichtliche Offene-Posten-Listen und integrierte Mahnläufe
Tipp: Sie können entscheiden, ob Sie für diesen Bereich auf eine spezialisierte „Insellösung“ oder ein integriertes ERP-System setzen – beides hat Vor- und Nachteile, je nach Unternehmensgröße und Anforderungen.
Controlling – Transparenz und Struktur durch intelligente Software
In vielen Unternehmen basiert das Controlling auf Dimensionswerten wie Kostenstellen oder Projekten.
Diese Werte müssen bei der Buchung korrekt hinterlegt werden – was in der Praxis oft zu Verzögerungen im P2P-Prozess führt.
- Kostenstellenverantwortliche melden im Nachgang Änderungswünsche
- Umbuchungen verursachen Mehraufwand und erhöhen die Fehleranfälligkeit
Die Lösung: Systeme wie Scopevisio ermöglichen es, Dimensionswerte auch nach der Buchung zu ergänzen oder zu ändern – schnell, nachvollziehbar und ohne doppelte Arbeit. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen deutlich.
Kontakt
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E-Mail: Susanne.Zielke@gmx.de
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