Wenn Sie sich entscheiden, die Buchhaltung in die eigene Hand zu nehmen, bietet Ihnen das einen stets aktuellen Blick auf Ihre Unternehmenszahlen. Bei einer ausgelagerten Buchhaltung bekommen sie Standardauswertungen nach Abschluss einer Periode. Eine Cloudsoftware eröffnet stattdessen die Möglichkeit, Tätigkeiten je nach Bedarf zu verlagern und immer auf dem aktuellen Stand zu sein. Ihr externer Buchhaltungsservice erledigt die Buchhaltung dann laufend und Sie haben jederzeit von überall Einblick.
Buchhaltungssoftware oder ERP-Programm
Die Wahl einer geeigneten Buchhaltungssoftware kann eine schwierige Entscheidung sein. Zumal die Buchhaltung für viele Mitarbeiter grundsätzlich ein Buch mit sieben Siegeln zu sein scheint. Deshalb sind Entscheidungsträger auf guten Rat angewiesen. Während der Aufbauphase empfehlen Steuerberater ihren Mandanten Datev. Zur Abwicklung der Buchhaltung und erstellen der Steuererklärung ist Datev für Steuerberater nicht zu ersetzen. Da Unternehmen im Wachstum jedoch übergreifende Funktionen benötigen, bieten sich sogenannte ERP-Programme an. Auch Datev bietet viele Zusatzmodule an. Datev erhalten Sie jedoch nur über Ihren Steuerberater, welcher auch die Implementierung übernimmt. Folglich richtet sich Datev dennoch an die Interessen der Steuerberater. Einen ERP- oder IT- Berater haben sie dann zum Aufsezten noch nicht im Boot. Diese Berater haben Erfahrung mit Unternehmensabläufen und deren Abbildung in einem ERP-System.
Dass für Unternehmen in einer bestimmten Größenordnung ein ERP-Programm unausweichlich ist, zeigt die Verbreitung von SAP, Navision, Sage oder Cloud-Software wie Scopevisio, weclapp, collmex, netsuite. Es ist ratsam rechzeitig ein geeignetes ERP-Programm einzuführen. Ein ERP-Programm (Enterprise-Resource-Planning) bildet sämtliche Unternehmensabläufe ab, bündelt sie in Zahlen und zeigt Zusammenhänge auf, etwa von einer Bestellung bis zur Eingangsrechnung oder von der Kommunikation mit einem interessierten Kunden über das Angebot, der Fakturierung und Darstellung der ausstehenden Zahlungen. Untenehmensprozesse passen sich dem Programmaufbau an, der wiederum nach Unternehmensbedürfnissen konzipiert wurde.
Cloud Software
Die Verbreitung von Cloud-Software hat den IT-Markt erobert. Programme aus der Cloud sind stark nachgefragt. Zwar hat der Ruf nach mehr Digitalisierung auch die Buchhaltung erreicht, die Umsetzung gestaltet sich jedoch zögerlich. Der Nachfrage entgegnen viele Programmanbieter mit Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS). Das heißt, anstatt einer Lizenz, regelmäßgen Updates und Maintenance erwerben Sie diese Leistungen als einen monatlichen Service. Entweder greifen Sie dann „remote“ z.B. über VPN auf Ihr Softwarepaket zu, das bei dem Anbieter Ihrer Wahl auf dem Server liegt oder Sie nutzen eine reine Cloud-Lösung.
Für eine Remote-Verbindung benötigen Sie oft IT-Support und die Verbindung besteht für bestimmte Nutzer/Rechner. Eine reine Cloud-Software erleichtert den Zugriff auf Ihre Daten. Sie sind in direktem Kontakt mit dem Software-Anbieter, der die Daten sicher auf seinen Servern speichert. Jeder Nutzer kann jederzeit von überall zugreifen. Eine zusätzlicher IT-Support ist nicht nötig. Auch der Schwerpunkt auf „Konfigurieren statt Programmieren“ spart Entwicklungskosten, bietet aber dennoch viel Gestaltungsspielraum.